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隆回县人民代表大会常务委员会机关公文处理办法

来源:隆回县人大办  时间:2017-11-28 20:28   作者:

 

隆回县人民代表大会常务委员会

机关公文处理办法

 

第一章   总  则

第一条  为使县人大常委会机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理的质量和效率,根据全国人大常委会办公厅《人大机关公文处理办法》的有关规定,结合本机关的实际制定本办法。

第二条  县人大机关的公文,是县人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书,是发布决定、决议、公告,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的重要工具。

第三条  县人大常委会办公室是人大机关公文管理的工作机构,负责公文的处理;协调和指导本机关各工作委员会的公文处理工作。

文秘工作人员应当忠于职守、保守秘密、作风严谨,具备相应的业务知识。

第四条  人大机关的公文处理,包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷归档等工作。公文处理必须做到规范、准确、及时、安全。

第五条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。

第二章  公文种类

第六条  本机关的公文种类主要有:公告,决议,决定,规则、实施办法,议案,建议、批评和意见,请示,批复,报告,通知,通报,函,意见,会议纪要等。

公告  适用于发布有关重要事项。

决议  适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。

决定  适用于对重要事项做出的决策和安排。

规则、实施办法  适用于人大及其常委会审议通过的具有法定约束力的规章和制度。

议案  适用于根据法律规定,依照法定程序,提案人向人大及其常委会提请审议的事项。

建议、批评和意见  适用于人大代表向人大及其常委会提出,由常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。

请示  适用于请求指示、批准事项。

批复  适用于答复请示事项。

报告  适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。

通知  适用于传达指示,转发公文,传达需要办理、执行或周知的事项,任免人员等。

通报  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

函  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问或答复问题;向有关主管部门提出请求事项等。

意见  适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。

会议纪要  适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  本机关的公文,一般由秘密等级和保密期限、紧急程序、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印刷版记等部分组成。

一、秘密等级和保密期限  涉密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,用3号黑体字,标注于公文首页发文机关标识右上方,顶格第1行,秘密等级两字之间空1字,秘密等级与保密期限之间用“★”隔开;其中“绝密”、“机密”级公文还应当用阿拉伯数码(半角)在左上角顶格第1行标明份数序号,机关内部的公文,应当标明“内部文件”。

二、紧急程度  紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急件”、“急件”;紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。用3号黑体字,位于首页右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标识秘密等级与紧急程度,紧急程度则位于右上角顶格第2行。

三、发文机关标识,即版头,由发文机关全称或者规范化简称组成,也可以由发文机关合称或者规范性简称加“文件”二字组成,联合行文,主办机关名称应当排列在前,或者按照规范顺序排列。使用红色宋体字,一般应小于22mm×15mm。发文机关标识上边距70mm。

联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文。

四、发文字号  发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。发文字号应当排列于发文机关标识之下,横线之上居中处。联合发文,只标明主办机关发文字号。用3号仿宋体字。年份、序号用阿拉伯数码(半角);年份用四位数字组成,用六角括号“[]”括入;序号不编虚位(即1,不编01或001),不加“第”字。主要发文字号为:隆常党发、隆常发、隆常办发、隆常办函、隆常办电函等。

五、签发人  上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,由发文机关的领导审批签字。用3号仿宋体字,平行排列于发文字号右侧。签发人姓名居右空1字。

六、标题  公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文的种类。由发文机关全称(或者规范化简称)、主要内容和文种组成,也可以由主要内容和文种组成。位于主送机关或者正文之上居中处。用2号(或小2号)宋体字。可分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

七、主送机关  指主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称。用3号仿宋体字,位于标题下空1行左侧顶格,回行仍顶格。

八、正文  公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。用3号仿宋体字,左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。文中小标题,按结构层次,第一层用3号黑体字,第二层用3号楷体字。

九、附件  公文附件,应当在正文之后,发文机关署名之前注明附件顺序和名称。用3号仿宋体字,位于正文之下一行左空2字。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1、××××××”);附件名称不加标点符,回行第1字应排列在序号后。附件一般应与公文正文一起装订,并在附件首页左上角第1行顶格标识“附件”字样。

十、发文机关署名  发文机关应当写全称或规范化简称。用3号仿宋体字,位于正文或附件之下,右空4字。

十一、成文日期  应当以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。特殊情况除外。用3号仿宋体字,用阿拉伯数码(全角),位于发文机关署名之下,右空2字。

十二、加盖印章  公文中有发文机关署名的(含联合发文),应当加盖印章。印章下压发文机关署名与成文时间居中处。印章必须与署名相符,与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的方法处理。不同处于一面时,可采取调整行距、字距的措施加以解决。

十三、主题词  主题词标注,应当符合公文主题词标注的各项规则,用3号黑体字,位于末页下端左顶格,后标全角冒号;词目用3号标宋体字;词目之间空1字。

十四、抄报、抄送单位  指除主送机关以外的其他需要告知的上下级、同级或不相隶属机关。“抄报”是向上级机关和领导报送公文;“抄送”是向同级、下级或不相隶属机关分送公文。用3号仿宋体字,位末页主题词之下1行,左空1字,后标全角冒号;抄报、抄送单位之间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄报、抄送单位对齐;在最后一个抄报、抄送单位后标句号。

十五、印制版记  由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成,用3号仿宋体字、位于末页抄报、抄送单位和黑色横线之上(无抄报、抄送单位时,则位于末页下端)。制发机关名称左空1字;印发日期右空1字。以公文付印的日期为准;印发日期应当用阿拉伯数字(半角)书写。

十六、公文用纸一般为A4型(210毫米×297毫米),每页22行,每行28字,左侧装订。

第四章  行文规则

第八条  本机关的行文关系,应严格按照职权范围确定。

一、关于县人大常委会各个时期的工作部署,工作开展情况,贯彻执行县委指示的意见,本机关副科级以上干部的任免安排以及其他重大问题向县委的请示、报告,以县人大常委会党组的名义行文。

二、向上级人大常委会和政府请示、报告有关重大事项,发布常委会会议决定任免和批准任免的国家机关工作人员名单,授予县一级荣誉称号,以县人大常委会名义行文。

三、有关县人大常委会机关的日常工作中一般事务向本级国家机关以及业务主管部门的通知、函,就有关事项同市人大各专门委员会、市人大常委会各办事机构、县直机关各单位、各乡(镇)、各兄弟县(市、区)人大常委会进行联系,以县人大常委会办公室的名义行文。

四、县人大常委会及办公室与同级党委、政府及其部门可联合行文。

联合行文应当确有必要,单位不宜过多。

第九条  请示问题,应当一事一文,不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。

向领导请示问题的公文,除特殊情况外,一般应当送办公厅(室)文秘部门按规定程序办理,不应直接送领导本人。

第五章  公文办理

第十条  公文的办理分为收文和发文,收文办理主要包括:公文的签收、登记、分发、传阅、拟办、批办、承办和催办等程序;发文办理主要包括:公文的起草、校核、审签、登记、印刷和分发等程序。

一、收文的办理

(一)签收  逐件清点来文后签收。发现问题,应及时向发文机关查询并采取相应措施。

(二)登记  将公文的发文机关、发文字号、标题、秘密等级、份数、收到时间及处理情况等逐项填写清楚,以利于管理、查询和催办。

(三)分发  根据来文内容或者来文单位的要求,以及收文单位的有关规定,将公文及时分送有关领导和委室。

(四)传阅  按照规定和程序将公文送有关领导传阅,不得随意扩大传阅范围。办公室应随时掌握公文去向,避免漏传和延误。

(五)拟办、批办  对需要办理的公文,由办公室提出拟办意见,再送请主管领导批示后办理。

(六)承办  领导批示后的公文,应当按照领导批示内容办理。对属于有关职能部门承办的公文,办公室应尽快交职能部门办理。承办部门应及时办理,不得延误、推诿。如认为不属于本部门职责或者不适宜由本部门承办的,应及时退回交办部门并说明理由。

对需要报请领导批示的重要公文,应及时上报,办公室或工作委员会提出办理意见或建议并代拟文稿的,应将办理意见和代拟文稿一并上报,紧急公文应提出办理时限。

(七)催办  对办理中的公文应当进行督办、查询。紧急、重要的公文应及时、重点催办,一般公文也应当定期催办,做到件件有结果;并采取适当方式随时或定期向领导反馈办理情况。

二、发文的办理

(一)公文的起草  草拟公文应当做到:

1、符合国家的宪法、法律、法规和党的方针、政策及有关规定。

2、情况确实,观点明确,条理清晰,文字精炼,用词和标点符号准确、规范。

3、结构层次序数,第一层为“一、”、第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

4、必须使用国家法定计量单位。

5、国名、地名、人名、时间、数字引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当,汉字、标点符号的用法应当符合有关规定。

公文中的数字,除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其它的应当使用阿拉伯数字。

(二)校对审核  公文文稿送领导审批之前,应当逐级认真细致地校对审核。公文校对审核的内容是:

1、报批程序是否符合规定。

2、内容是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及有关规定,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接。

3、涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见。

4、所提措施和办法是否切实可行。

5、文种使用是否准确,公文格式是否规范。

6、已经领导审批的文稿,在印发之前应再作校核。如内容确需作实质性修改的,须报原审批领导复审。

(三)审签  公文须经主管领导审批签发。以县人大常委会党组名义的行文,由党组书记或副书记签发;以县人大常委会名义的行文,由主任或主管副主任签发;以办公室名义的行文,由办公室主任或主管文秘工作的副主任签发;对业经县人大常委会会议、主任会议集体审定通过的发文,或者是主任会议已有明确指示,或同外单位进行日常工作联系的发文,可以由办公室主任签发。联合发文,应当由所有联署机关的领导会签。领导审批签发公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和日期。签批公文应用钢笔、签字笔或者毛笔,不要用铅笔。

(四)登记编号  按照发文字号编制办法的要求,进行登记编号。

(五)印制  做到准确、及时、规范、安全。秘密公文应当由本机关打字室或者一印刷厂的保密车间印制。

(六)分发  应由主办单位或者文秘部门分送主送机关、抄送机关。

第十一条  传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用符合规定的加密装置,不得密电明复,或者明、密电报混用。凡需存档或者报请领导批示的、使用热敏纸的传真件,应当复印后再办理。

第六章  公文立卷、归档和销毁

第十二条  公文办理完毕,应当根据档案法及机关档案管理的规定,按时将公文的正本、定稿和有关材料立卷,并定期向档案部门移交。办委和个人不得保存应当归档的公文。

第十三条  联合办理的公文,原件由主办单位负责立卷,相关单位可保存复印件。

第十四条  没有归档和存查价值的公文,经鉴别和主管领导批准,可定期销毁。销毁秘密文件,应当到保密部门指定的场所,由两人以上监销,确保不丢失、不漏销。销毁绝密级公文(含电报),应当进行登记。

第七章  附  则

第十八条  本办法自通过之日起施行。乡镇人民代表大会及其主席团的公文处理可参照本办法执行。


稿件单位:责任编辑:胡曦)

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