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档案工作制度

来源:隆回县人大办  时间:2017年11月28日   作者:

 

档案工作制度

 

为了加强机关档案工作,逐步实现档案的科学管理,更好地为机关工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》,结合本机关的实际情况,制定本制度。

一、县人大常委会机关建立档案室,由办公室安排一名干部任专职或兼职档案员。其具体任务是:负责本机关文书档案的收集、整理、保管和提供利用;承担办公室的文书立卷任务;指导和督促各工作委员会搞好文件、材料的立卷归档工作;定期把具有永久和长期保存价值的档案向县档案馆移交。

二、文件、材料的归档范围:

(一)需要贯彻执行的法律、法规、条例等政策性、指导性文件及上级机关重要会议文件资料;

(二)上级机关对本机关的行文及与本机关直接有关的文件、资料;

(三)上级领导同志视察、检查本机关工作时的重要讲话、音像等材料;

(四)县人大常委会党组会议、常委会会议、主任会议及常委会召开的各种工作会议记录、材料;

(五)以县人大常委会党组、常委会、办公室名义制发的各种文件;

(六)本机关编印的书籍、信息和简报;

(七)县人大常委会组成人员和省、市、县人大代表的视察材料、调查报告;

(八)党组织生活会议记录,机关党支部大会的重要决议,党团组织介绍信存根;

(九)县人大常委会及办公室关于干部职工录用、转正、定级、调资、职务任免、调动、奖惩、退休、评残、死亡等文件材料;机关机构设置、人员编制、党员干部职工花名册、行政关系、介绍信存根等文件资料;

(十)本机关制定的规章制度,与有关单位签定的各种合同、协议书以及基本建设设计施工图纸资料;

(十一)本机关的各种统计报表、财务报表、凭证、帐簿等文件资料;

(十二)本机关财产、物资等交接凭证、清册;

(十三)乡镇人大的重要请示、报告等。

三、归档材料一般按文件材料形成的时间、文件顺序号、历史联系和便于保存、检索利用的原则,有规律地整理。根据文件的不同价值,分永久、长期、短期三种不同保管期限,分类立卷。本机关形成的文件材料,一般应编制一式两套卷宗,一套交县档案馆保存,一套存机关档案室。上年度的文书立卷、归档工作,应于次年的三月底前完成。会计档案在会计年度终结后,按会计核算专业材料的立卷方法,立卷归档。

四、机关各工作委员会,应按上述规定建立本委档案,每隔一年向档案室移交,由档案室统一保管。任何人不得将档案材料据为己有或拒绝归档。

五、档案工作人员要积极主动地做好档案的提供利用工作,提高档案利用率,充分发挥档案的作用,为县人大常委会行使职权服务。

六、健全档案登记、统计和查阅制度。对档案的收进和移出、案卷数量、档案利用等情况,应及时准确地进行登记和统计。各工作委员会和办公室各组查阅一般档案或本委移交档案室的档案,需办理登记、借阅手续;查阅常委会党组会议、主任会议记录,需分别经党组负责人和办公室主任批准。外单位需查阅档案,必须持有单位介绍信,并需经分管办公室工作的常委会领导或办公室主任批准。

七、要定期对越过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案必须在常委会分管领导的指导下,由办公室负责人和档案人员组成鉴定小组,采取直接鉴定的方法,逐份审查,确定保存或销毁。对失去保存价值的档案,要登记造册,经常委会分管领导批准后,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。

八、档案工作人员调动工作时,必须在离职前将所保管的档案移交清楚,办理好交接手续。

 


稿件单位:责任编辑:胡曦)

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